Idealize Ideias
Idealize v0.16.3 (2017-06-20)

Zero-papéis no governo

Publicada em 28/09/2017 com 25 pontos, Bronze II

Apresentação

Os clientes da PRODAM sempre solicitam, nos sistemas, a impressão de relatórios e formulários.

Observamos que, muitas vezes, o processo de trabalho ideal do cliente não deveria conter trâmite de papéis após a implantação do sistema.

Mas há motivos para desejarem manter os papeis, que são, principalmente, a necessidade de que pessoas assinem os papéis, como contratos e declarações; e também, que estas pessoas vejam algumas informações, que não podem ver no sistema por alguma questão hierárquica ou relação institucional ou de poder. Por exemplo, o órgão não dá um usuário no seu sistema para que um banco financiador possa acessar apenas um relatório financeiro. O órgão prefere imprimir o relatório e levar o impresso ao banco.

Sabe-se que uso de papel é um sintoma da necessidade de sistemas. E uso de papel onde já há sistemas é algo mais grave ainda. Isto já foi debatido no SECOP 2016, pela PRODAM-SP. Tenho um vídeo sobre isto desta empresa.

É preciso que o governo e a PRODAM avaliem o uso do papel para redução de custos com impressão e papel e também com custo de pessoas que precisam procurar, manipular e guardar estes papeis diariamente.

Proposta

Criar um calendário de treinamento com os clientes de alternativas ao uso do papel. Em seguida, divulgar a ação, os benefícios e não realizar mais impressões em novos sistemas. Futuramente, agendar a retirada das impressões dos sistemas legados ou em atividade.

*Para substituir a assinatura em papel, o órgão pode usar gravações de áudio, imagens e até a assinatura digital, com ou sem biometria.

*As impressões de estatísticas podem ser reduzidas provendo acesso ao sistema a todas as instituições que precisam da informação do órgão, especificamente sobre estas informações.

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